Faire appel à un wedding planner à Tahiti vs avoir un coordinateur mariage

Par le passé, je vous ai expliqué la différence majeure entre travailler avec un wedding planner professionnel à Tahiti et se reposer sur un coordinateur mariage (employé par l’hôtel dans lequel vous avez choisi de séjourner), mais aussi par où commencer lorsque vous prévoyez d’organiser un mariage à Tahiti. Vous aurez donc déjà compris la nuance, dans les grandes lignes.

Aujourd’hui, je souhaite creuser un peu plus le sujet :

Pourquoi faire appel à un wedding planner à Moorea est crucial pour votre mariage à Tahiti ?

En temps normal, si vous êtes ce couple qui souhaite se marier à Tahiti mais ne veut pas avoir à prendre toutes les décisions inhérentes à l’organisation d’un mariage – réserver une formule mariage auprès du bureau des activités de votre hôtel pourrait bien être votre salut. Vous confirmez simplement la formule qui vous plait, et boum, c’est réservé. On ne discute pas des détails, de différentes options, ou même de préférences, les services inclus dans la formule sont listés sur le menu, et vous, vous n’avez qu’à vous présenter sur la plage de votre hôtel le jour J.

Maintenant, réfléchissez à des circonstances… un peu moins habituelles (hello 2020 !) lorsque par exemple – c’est un peu extrême comme situation mais une pandémie d’ampleur mondiale a rendu cette hypothèse très réelle pour de nombreux couples, votre hôtel ferme ses portes pour une durée indéterminée, et vos interlocuteurs sur place disparaissent de la surface de la terre… non pas pour quelques jours, non pas pour quelques semaines, mais pendant de longs mois ! Personne pour suivre et répondre aux emails, personne pour vous tenir informés de la situation. Ce n’est pas de leur faute bien évidemment, certains ne travaillent peut-être plus à l’hôtel, d’autres sont chez eux en attendant une reprise éventuelle du travail, mais la réalité est bien là : vous, à l’autre bout du monde, êtes livré(e) à vous-même, et surtout, votre projet de mariage à Tahiti s’évapore sans que vous ne sachiez quoi faire pour sauver la situation !

Cela ne peut en aucun cas arriver lorsque vous travaillez avec un wedding planner à Moorea (je parle de moi, là, vous l’aurez compris) qui continuera de répondre à vos messages sans délai, et prendra toutes les mesures nécessaires pour que votre mariage soit une réussite.

Une bonne communication est essentielle. Au fil des années, des couples ont souvent partagé avec moi leur frustration à justement se sentir déconnectés de leur(s) interlocuteur(s) à l’hôtel, avec des emails qui peuvent rester des jours, voire des semaines sans réponse (si, si !).

Pas encore convaincu(e) que faire appel à un wedding planner à Moorea est la meilleure solution pour une organisation parfaite et sans stress de votre mariage à Tahiti ? Je vais maintenant partager avec vous des réflexions de professionnels sur le sujet, et plus précisément ce qui vient à l’esprit de wedding planners indépendants en réponse à la question « pourquoi faire appel à un wedding planner à Tahiti plutôt que de compter sur le coordinateur mariage de mon hôtel ? »

Toutes les réponses suivantes sont basées sur les expériences de chacun dans le monde, s’agissant d’un groupe de wedding planners professionnels international dont je fais partie (la seule wedding planner à Tahiti !) :

(réponses traduites de l’anglais)

Les clients ne sont pas toujours certains d’avoir avec eux la personne attendue et parfois même le coordinateur mariage de l’hôtel n’est pas présent le jour du mariage.

Jasmine

Le coordinateur mariage de l’hôtel ne se préoccupe que de sa prestation. Il se concentre strictement sur celle-ci pour qu’elle se passe au mieux. Il ne coordonne pas vraiment quoi que ce soit.

Michelle

J’ai déjà eu affaire avec des coordinateurs qui démissionnent de l’hôtel juste avant le mariage, et des couples qui se retrouvent à tout devoir réexpliquer au remplaçant. Dans ces cas-là les couples sont soulagés d’avoir fait appel à nous.

Tina

Ils s’occupent strictement de leur prestation. Nous on s’occupe de tout le mariage.

Danielle

Ils ne maîtrisent que ce dont ils ont l’habitude, ils ne proposent pas d’alternatives à leurs formules toutes faites. Ils savent comment les formules fonctionnent et ne s’aventurent pas à faire autre chose. Vous aurez généralement le même mariage que les mariés du week-end dernier.

Sara

Ils sont rarement présents tout au long de l’organisation. Les changements de personnels sont tellement fréquents !

Covesa

Souvent, les différents responsables ne communiquent pas entre eux au sujet de chaque couple. Si l’un d’entre eux démissionne, les informations concernant le dossier sont rarement transmises, ce qui pénalise clairement les couples. Je ne pense pas que ce soit volontaire de leur part, mais j’ai vu cela arriver plusieurs fois.

Jessica

Leur métier se limite aux prestations qu’ils proposent. La logistique, les prestataires, la mise en œuvre, le rétro-planning, la décoration, le rangement etc. ça c’est NOTRE métier. Ils sont employés et travaillent pour l’hôtel tandis que nous sommes employés et travaillons pour les clients.

Julia

En conclusion, le coordinateur mariage de l’hôtel travaille pour l’hôtel. Son rôle est essentiel pour la gestion du personnel de l’hôtel, la gestion des lieux, etc., et il peut aussi prêter main forte pour la mise en place, mais vous n’êtes pas ses seuls clients de la journée. L’hôtel reçoit de nombreux autres clients qui demandent eux aussi une attention particulière, sans compter qu’il arrive aussi qu’il/elle ait plusieurs mariages à gérer dans une même journée.

Le coordinateur mariage de l’hôtel est votre point de contact pour ce qui concerne les prestations fournies par l’hôtel mais vous ne pouvez pas attendre de lui qu’il/elle soit à vos côtés du début à la fin.

Un wedding planner indépendant à l’inverse supervisera tous les aspects de votre mariage, à l’hôtel et en dehors de l’hôtel.

En tant que wedding planner indépendante à Tahiti, je servirai de liaison entre tous vos prestataires, et leur fournirai un rétro-planning détaillé à l’avance afin que chacun sache ce qu’il se passe, et à quel moment. Tout le monde travaille en équipe ! Je travaille également en parfaite coordination avec le personnel de l’hôtel, bien entendu.

Se reposer sur le coordinateur mariage de l’hôtel fonctionne très bien dans de nombreux cas, et notamment si vous réservez les formules préétablies qui vous sont proposées. À l’inverse, si votre vision de votre mariage est un peu différente ou que vous avez des idées très précises sur ce que vous souhaitez, alors il sera plus prudent de faire appel à un wedding planner à Tahiti.